Pelatihan Tim Pengelola Kegiatan (TPK)

Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM)

Mandiri Perdesaan

Kecamatan Babadan Kabupaten Ponorogo

Tahun Anggaran 2011

MATERI

PELATIHAN TIM PENGELOLA KEGIATAN

  Babadan, 19 -20 Januari 2012

I. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

TIM PENGELOLA KEGIATAN (TPK)

A. Tim Pengelola Kegiatan ( TPK )

Adalah anggota masyarakat yang dipilih untuk mengelola dan melaksanakan tahapan PNPM-MP. Kepengurusan TPK terdiri dari ketua, sekretaris dan bendahara ditambah ketua – ketua bidang sesuai dengan jenis kegiatan yang didanai PNPM-MP, jika memang diperlukan.

B. Tugas Umum TPK

Secara umum tugas dan tanggung jawab TPK sebagai berikut :

1.   Melaksanakan setiap tahapan proses perencanaan kegiatan PNPM-MP secara transparan dan melibatkan peran serta masyarakat termasuk kelompok miskin dan perempuan

2.   Mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai melalui PNPM-MP secara terbuka dan melibatkan masyarakat, meliputi :

a.      Membuat rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana untuk memanfaatkan biaya pelaksanaan kegiatan

b.      Menyiapkan dokumen administrasi sesuai ketentuan pada buku PTO dan penjelasannya, antara lain pembuatan surat – surat perjanjian, penarikan dan penggunaan dana

c.      Membuat rencana dan pelaksanaan proses pengadaan bahan dan alat, mengatur  tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan

d.      Melaksanakan pemeriksaan hasil kerja, penerimaan bahan dan mengajukan sertifikasi untuk mendapat persetujuan pembayaran dari Fasilitator Kecamatan

e.      Melakukan pengawasan dan mengendalikan kualitas pekerjaan

f.       Menyiapkan dan membuat laporan bulanan

g.   Menyiapkan kelengkapan dokumen Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan ( LP2K ) dan diajukan ke PJOK untuk diadakan pemeriksaan  lapangan  

3. Menyelenggarakan musyawarah desa dalam rangka revisi kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana yang sudah ditetapkan

4. Menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana PNPM-MP dan kemajuan pelaksanaan kegiatan  setiap tahap pencaiaran dana melalui pertemuan musyawarah desa dan menempelkan di papan – papan informasi

5. Menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana PNPM-MP dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan  PNPM-MP melalui pertemuan musyawarah desa

6. Membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Penyelesaian  Pelaksanaan Kegiatan ( SP3K ) bersama PJOK

7. Membuat rencana operasional dan pemeliharaan asset hasil kegiatan PNPM-MP. Rencana tersebut harus dilengkapi dengan rencana kerja kelompok pemakai dan pemelihara serta nama penanggungjawabnya

C. Tugas Khusus TPK

Secara khusus tugas dan tanggungjawab dari Ketua, Sekretaris dan Bendahara sebagai berikut :

1)   Ketua TPK

Ketua TPK sebagai penanggungjawab operasional kegiatan di desa. Tugas dan tanggungjawabnya adalah :

a.      Membantu memberikan penjelasan mengenai PNPM-MP kepada masyarakat

b.      Memeriksa dan menandatangani rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana yang dibuat Tim Pengelola Kegiatan

c.      Memeriksa dan menandatangani hasil sertifikasi tiap tahapan kegiatan bersama Fasilitator   Kecamatan

d.      Memimpin Tim Pengelola Kegiatan dalam rapat perencanaan, pra pelaksanaan dan evaluasi

e.      Memeriksa buku kas umum dan mendorong  penyelenggaraan administrasi  yang tertib dan transparan

f.       Membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa, jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana

g.      Menandatangani berkas – berkas penarikan dan pencairan dana

h.      Memeriksa dan menandatangani laporan bulanan

i.        Menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas Umum, Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan ( LP2K ), Surat Kesanggupan Menyelesaikan  Pekerjaan ( SKMP ), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan  Kegiatan ( SP3K )

j.        Mendorong masyarakat kelompok penerima manfaat bersama–sama bertanggungjawab  dalam operasional dan pemeliharaan kegiatan  yang sudah dibangun atau dikerjakan

k.      Mengikuti pelatihan–pelatihan yang diberikan oleh Fasilitator Kecamatan

l.        Mempelajari dan menanggapi terhadap catatan Fasilitator Kecamatan di Buku Bimbingan, meneruskan bimbingan kepada anggota Tim Pengelola kegiatan yang bersangkutan

m.     Melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan PNPM-MP di desa

2)   Sekretaris

Tugas dan tanggungjawab Sekretaris TPK, meliputi :

a.    Mengisi formulir, membuat surat serta administrasi lain yang diperlukan oleh Tim Pengelola Kegiatan

b.    Menyajikan informasi tentang kegiatan PNPM-MP dan laporan penggunaan dana kepada masyarakat melalui papan informasi

c.    Memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel dalam papan informasi

d.    Mengarsipkan  seluruh  dokumen dan berkas administrasi PNPM-MP

e.    Menghitung HOK dan besarnya insentif berdasarkan daftar hadir  pekerja dari mandor atau kepala kelompok

f.     Membantu Ketua TPK dalam pengisian format Laporan Bulanan

g.    Memelihara / menjaga semua arsip

h.    Mengikuti pelatihan–pelatihan yang diberikan oleh Fasilitator Kecamatan

i.      Membuat catatan seluruh aktivitas dan administrasi yang berkaitan dengan kegiatan PNPM-MP

3)   Bendahara

Tugas dan tanggungjawab Bendahara TPK meliputi :

a.    Menyimpan dan menjaga uang kas kegiatan PNPM-MP

b.    Menyiapkan kuitansi – kuitansi setiap pembayaran dalam kegiatan PNPM-MP

c.    Melaksanakan pembayaran insentif langsung kepada pekerja / masyarakat dan pembayaran bahan kepada supplier setelah diketahui dan disetujui oleh Ketua TPK

d.    Melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum dan Buku Kas Operasional setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan

e.    Membantu Ketua TPK membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana ( LPD )

f.     Melengkapi LPD dengan semua bukti – bukti pembayaran dan nota penerimaan barang

g.    Menyiapkan administrasi untuk pengajuan dan pengambilan dana PNPM-MP

h.    Menyiapkan data–data keuangan PNPM-MP sebagai bahan pembuatan laporan bulanan oleh Ketua TPK

i.      Menjaga dan memelihara arsip semua tanda bukti pembelian dan pembayaran

j.      Mengikuti pelatihan – pelatihan

II. PELAKSANAAN KEGIATAN

Untuk menjamin kualitas pelaksanaan kegiatan yang tetap mengacu pada prinsip dan mekanisme PNPM Mandiri Perdesaan, maka perlu adanya persiapan pelaksanaan yang matang dan terencana. Karena itu, TPK dan UPK perlu mendapatkan pelatihan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan yang didanai PNPM Mandiri Perdesaan. Pelatihan UPK, BP-UPK, TPK, dan pelaku desa lainnya dilakukan dalam masa setelah penandatanganan SPPB oleh Camat, sampai dengan masa persiapan pelaksanaan.

A. Persiapan Pelaksanaan

1.   Rapat Koordinasi Awal di Kecamatan

Rapat koordinasi ini difasilitasi oleh PL, Fasilitator dan PjOK. Rapat dihadiri oleh pengurus UPK, Kades, dan TPK setiap  desa penerima dana PNPM Mandiri Perdesaan. Waktu penyelenggaraan rapat, diharapkan tidak lebih dari satu minggu setelah pelaksanaan pelatihan bagi TPK dan UPK.

Hasil yang diharapkan:

a.    Disepakati mekanisme koordinasi dan rapat-rapat lain selama periode pelaksanaan,

b.    Penyamaan persepsi dan langkah dari seluruh unsur yang ada di kecamatan terhadap pelaksanaan program, termasuk dalam hal evaluasi dan pelaporan,

c.    Terjadi tukar pendapat dan pemberian saran antar desa terhadap rencana setiap desa,

d.    Dibahas dan disepakati tentang mekanisme penyelesaian kendala dan masalah yang muncul.

2.   Rapat Persiapan Pelaksanaan di Desa

Pengurus TPK bersama Kades secepatnya mengadakan rapat persiapan pelaksanaan di desa sebelum memulai pelaksanaan kegiatan. Rapat persiapan di desa difasilitasi oleh KPM D/K. Hasil rapat persiapan pelaksanaan menjadi acuan langkah kerja selanjutnya.

Hasil yang diharapkan :

a.    Dibahas dan disepakati tentang peran, fungsi dan pembagian tugas tiap pengurus TPK dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan  di desa,

b.    Menyusun rencana kerja detail termasuk penjadwalannya, seperti rencana pendaftaran tenaga kerja, pengadaan bahan dan alat, pembuatan contoh dan trial pekerjaan,

c.    Disepakati jadwal, tata cara, dan sanksi-sanksi pertemuan rutin mingguan atau bulanan TPK untuk evaluasi pelaksanaan.

     

B. Pelaksanaan

Pelaksanaan kegiatan adalah tahap pelaksanaan seluruh rencana yang telah disepakati dalam pertemuan MAD penetapan usulan  dan musdes informasi  hasil MAD serta rapat-rapat persiapan pelaksanaan.

Dalam pelaksanaan kegiatan ini perlu diperhatikan hal-hal penting sebagai berikut:

a.    Masyarakat merupakan pemilik kegiatan, sehingga keputusan pelaksanaan dan tanggung jawab ada pada masyarakat,

b.    Masyarakat desa mendapat prioritas untuk turut bekerja dalam pelaksanaan kegiatan, terutama bagi RTM,

c.    Apabila ada bagian pekerjaan yang belum mampu dikerjakan oleh masyarakat sendiri, masyarakat dapat mendatangkan tenaga trampil atau ahli dari luar sepanjang disepakati dalam musdes, dan kebutuhan tersebut di atas harus diperhitungkan dalam RAB kegiatan,

d.    Penggunaan dana sesuai dengan rencana dan kegiatan agar mencapai hasil yang memuaskan serta selesai tepat waktu.

1.   Penyaluran Dana

      Untuk  penyaluran dana bantuan PNPM Mandiri Perdesaan, mengikuti proses dan prosedur yang diatur dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan, Depkeu.

2.   Pengadaan  Tenaga Kerja

      TPK mengumumkan adanya rencana pelaksanaan kegiatan kepada masyarakat dan kebutuhan tenaga kerjanya, serta upah dan hari kerja yang dibutuhkan sesuai RAB dan desain teknisnya. Pengumuman kebutuhan tenaga kerja ini terbuka bagi warga desa termasuk bagi kaum perempuan dan diutamakan bagi RTM.

3.   Pengadaan Bahan dan Alat

      Proses pengadaan bahan dan alat dalam PNPM Mandiri Perdesaan dilaksanakan oleh masyarakat secara transparan. Atas persetujuan masyarakat, TPK menyelenggarakan proses pengadaan tersebut dan melaporkan setiap tindakannya kepada masyarakat melalui forum pertemuan masyarakat dan papan informasi.

     

      Untuk pengadaan bahan dan alat senilai atau kurang dari Rp 15 juta, TPK harus melakukan survey harga minimal kepada 3 (tiga) toko/penyedia dan menentukan toko/penyedia mana yang dipilih berdasarkan harga termurah dengan kualitas dan spesifikasi sesuai yang direncanakan. Pengadaan bahan dan alat dengan nilai di atas Rp 15 juta, TPK menyelenggarakan proses penawaran harga atau pelelangan yang diikuti sekurang-kurangnya 3 (tiga) penyedia bahan dan alat.

. 

4.   Rapat Evaluasi TPK

      Rapat dimaksudkan untuk mengevaluasi perkembangan pelaksanaan kegiatan di lapangan untuk penyiapan bahan dan rencana kerja periode berikutnya.  Rapat evaluasi dilaksanakan secara periodik (mingguan dan bulanan). 

a.    Hasil yang diharapkan:

b.    Laporan kemajuan target pekerjaan dibandingkan rencana yang sudah dibuat,

c.    Adanya pembahasan tentang kendala dan masalah yang terjadi serta mencari penyelesaian atau tindak lanjut yang diperlukan,

d.    Evaluasi kinerja setiap pengurus TPK,

e.    Tersusunnya laporan penggunaan dana (LPD).

f.     Tersusunnya rencana kerja detail untuk periode berikutnya,

C. Musdes Pertanggungjawaban 

Musdes ini dimaksudkan untuk menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan oleh TPK kepada masyarakat. Musyawarah pertanggungjawaban ini dilakukan secara bertahap minimal dua kali yaitu setelah memanfaatkan dana PNPM Mandiri Perdesaan  tahap pertama dan tahap kedua.

Hasil yang diharapkan dari musdes pertanggungjawaban adalah:

a.    Penyampaian laporan dari TPK tentang penerimaan dan penggunaan dana, status atau kemajuan dari tiap kegiatan, tingkat partisipasi, dan keterlibatan perempuan dan RTM,

b.    Pernyataan diterima atau ditolaknya laporan pertanggungjawaban dari TPK, berdasarkan hasil voting tertutup dari seluruh peserta pertemuan,

c.          Evaluasi terhadap kinerja TPK serta upaya peningkatan pada periode selanjutnya,

d.    Kesepakatan tentang penyelesaian masalah atau keluhan yang timbul di masyarakat,

e.    Pembuatan rencana kerja dan pendanaan untuk periode berikutnya,

f.     Penyampaian kemajuan penanganan masalah dan rencana tindak lanjutnya.

D. Sertifikasi

Sertifikasi adalah penerimaan hasil pekerjaan dan kegiatan berdasarkan spesifikasi teknis oleh F-Kec/ FT-Kec (FK). Tujuan sertifikasi adalah untuk mendorong peningkatan kualitas pekerjaan. Jenis kegiatan sertifikasi meliputi sertifikasi terhadap penerimaan bahan dan pelaksanaan pekerjaan. Sertifikasi dilakukan oleh FK pada saat melakukan kunjungan lapangan. Hasil sertifikasi disampaikan di papan informasi agar dapat diketahui seluruh masyarakat.

E.   Revisi Kegiatan

Revisi yang dimaksud disini adalah perubahan volume, jumlah, spesifikasi, atau desain kegiatan dari rencana dan atau disain semula yang diakibatban oleh adanya perubahan kondisi awal disain, karena adanya kekeliruan di awal disain, atau karena situasi force majeur. Revisi kegiatan hanya dapat dilakukan dengan syarat tidak menambah dana BLM. Revisi kegiatan dibuat oleh TPK berdasarkan persetujuan musyawarah desa yang dituangkan dalam berita acara revisi dan mendapatkan persetujuan  PJOK dan Fasilitator. Berita acara revisi harus diumumkan melalui papan informasi.

Revisi desain/RAB juga dapat dilakukan atas saran FT-Kab berdasarkan pertimbangan teknis hasil kunjungan lapangan. Pertimbangan teknis tersebut harus disampaikan secara terbuka kepada masyarakat. Setiap bentuk revisi desain/ RAB harus dituangkan dalam Berita Acara Revisi. Setiap bentuk perubahan baik terhadap target, desain, spesifikasi, dan lain-lain dianggap tidak syah bila tidak dilengkapi dengan Berita Acara Revisi.

Prosedur dalam melakukan revisi kegiatan :

(i)      Perubahan sampai batas 10% dari volume semula kegiatan, ditetapkan melalui musyawarah desa.

(ii)    Perubahan 10%-20% dari volume semula kegiatan, ditetapkan melalui musyawarah antar desa   di Kecamatan.

(iii)   Perubahan diatas 20 % dari volume semula kegiatan dapat mengakibatkan pembatalan kegiatan, kecuali dalam situasi force majeure (misalnya terjadi bencana alam).

F.   Dokumentasi Kegiatan

Seluruh kegiatan dari PNPM Mandiri Perdesaan harus didokumentasikan oleh FK-Kec/FT-Kec. Meskipun demikian, untuk kepentingan desa dan kecamatan, maka TPK dan UPK juga harus mengelola dokumentasi kegiatan.

Pada  akhir periode pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan, F-Kec/FT-Kec harus memastikan adanya dokumentasi foto yang disusun dalam satu album khusus, dengan ketentuan :

1.    Foto-foto yang ditampilkan merupakan foto PNPM Mandiri Perdesaan di Kecamatan yang bersangkutan. Bukan kumpulan foto dari setiap desa penerima PNPM Mandiri Perdesaan, namun sudah merupakan hasil seleksi dari semua arsip foto yang ada. Tetapi tidak boleh hanya foto dari satu desa saja.

2.    Setiap foto perlu diberikan catatan atau keterangan ringkas.

3.    Foto yang ditampilkan meliputi :

a.    Foto  kondisi  0%, 50%, dan 100% yang diambil dari sudut pengambilan yang sama.

b.    Foto yang memperlihatkan orang sedang bekerja scr beramai-ramai.

c.    Foto yg memperlihatkan peran serta perempuan dlm keg.prasarana.

d.    Foto yg memperlihatkan pembayaran insentif scr langsung kpd masy.

G. Penyelesaian Kegiatan

1.   Pembuatan Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan

Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K) memuat pernyataan bahwa seluruh jenis kegiatan telah selesai dilaksanakan (100%) serta siap diperiksa oleh PjOK. Untuk kegiatan SPP (yang dananya ada pada masyarakat) pelaporannya hanya sampai dengan tanggal dibuatnya laporan.

2.   Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB)

Untuk kejelasan tentang apa saja yang telah dilaksanakan di lapangan serta penggunaan dana bantuan PNPM Mandiri Perdesaan di desa, TPK bersama KPMD/K yang dibantu oleh FK/FT harus membuat rincian realisasi kegiatan dan biaya berikut rekapitulasinya. Di dalam realisasi kegiatan dan biaya dibuat secara terpisah antara setiap kegiatan. Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB) harus dibuat sesuai dengan kondisi terlaksana di lapangan dan menunjukkan target akhir dari pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan di desa.

RKB merupakan bagian penting dan tak terpisahkan dari LP2K, sehingga harus sudah dapat diselesaikan sebelum LP2K ditandatangani. RKB juga akan banyak manfaatnya untuk menjelaskan terhadap pertanyaan-pertanyaan yang muncul pada saat pemeriksaan atau audit. Pada kegiatan pembangunan prasarana perincian volume dan biaya yang tercantum pada format RKB harus sesuai dengan lapangan dan berkaitan erat dengan gambar-gambar purnalaksana yang juga merupakan lampiran dalam dokumen penyelesaian.

3.   Musyawarah Desa Serah Terima (MDST)

      MDST merupakan bentuk pertanggungjawaban seluruh pengelolaan dana dan kegiatan oleh TPK kepada masyarakat setelah pekerjaan/kegiatan selesai dilaksanakan. Tujuan musyawarah ini untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari sehingga hasil kegiatan yang telah dilaksanakan dapat diterima oleh masyarakat. Hasil MDST dituangkan dalam berita acara.

     

Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) disahkan setelah masyarakat menerima hasil pekerjaan/kegiatan dalam musyawarah desa tersebut.

Hasil yang diharapkan dari MDST:

a.    Penjelasan kepada masyarakat bahwa setelah Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) disahkan maka berakhir sudah tanggung jawab TPK terhadap kegiatan di lapangan,

b.    Laporan hasil pelaksanaan dari setiap jenis kegiatan, termasuk pertanggungjawaban seluruh penerimaan dan penggunaan dana.

c.    Hasil evaluasi terhadap pekerjaan, kinerja TPK & penggunaan dana.

d.    Serah terima hasil pekerjaan kepada masyarakat agar dapat dimanfaatkan dan dilestarikan, serta ditetapkannya Tim Operasional dan Pemeliharaan.

e.    Ditetapkannya rencana pemeliharaan terhadap kegiatan yang telah diserahterimakan, mencakup tugas tim pemelihara, persiapan pelatihan, dan identifikasi sumber dana yang akan digunakan.

4.                     Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K)

Secara resmi pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan di desa dinyatakan selesai jika telah diserahterimakan kepada masyarakat dalam MDST dan setelah ditandatangani SP3K oleh Ketua TPK dan PjOK serta diketahui Kepala Desa dan Camat atas nama Bupati. Kegiatan tambahan atau lanjutan yang bersumber dana dari luar PNPM Mandiri Perdesaan baru dapat dimulai setelah diterbitkan SP3K,

Jika dalam pemeriksaan di lapangan ditemui adanya kekurangan dalam pelaksanaan termasuk dalam hal administrasi maka PjOK dapat memberikan kesempatan waktu kepada TPK untuk melakukan perbaikan terlebih dahulu. Baru kemudian SP3K dapat ditandatangani. Termasuk syarat dalam pengesahan SP3K bahwa pekerjaan diterima masyarakat dan TPK sudah membuat dan merumuskan bersama masyarakat mengenai rencana pelestarian.

5.   Pembuatan Dokumen Penyelesaian

Dokumen penyelesaian merupakan satu buku yang secara garis besar berisi tentang Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan(SP3K), Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), rincian realisasi penggunaan biaya dan lampiran pendukung lainnya.

6.   Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (kondisi khusus)

      Apabila sampai batas waktu penyelesaian ternyata kegiatan pembangunan prasarana belum dapat diselesaikan atau dana belum disalurkan seluruhnya,  maka Ketua TPK dan FK/FT dengan diketahui oleh Kades membuat Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (BASPK) sebagai pengganti LP2K. BASPK menunjukkan kondisi hasil pelaksanaan kegiatan yang dicapai pada saat itu. Jika sudah dibuat BASPK maka tidak perlu lagi dibuat LP2K. SP3K tetap harus dibuat setelah seluruh kegiatan telah dituntaskan (100%) sebagai bukti selesainya  pekerjaan. Lampiran yang harus dibuat jika muncul BASPK, sama dengan LP2K, yaitu realisasi kegiatan dan biaya hingga saat itu maupun gambar-gambar purnalaksana hingga saat itu.

III. PEDOMAN SINGKAT

ADMINISTRASI PELAKSANAAN

PRASARANA DI DESA

A. PRINSIP DASAR

1.      Administrasi dikerjakan oleh Tim Pengelola Kegiatan (TPK).

2.      TPK mengerjakan adminstrasi secara terbuka.

3.      Pelaksanaan administrasi pelaksanaan dikerjakan secara disiplin.

B.   TUJUAN ADMINISTRASI

1.    Untuk mendapatkan hasil pelaksanaan yang tertib.

2.    Tiap saat dapat diketahui jumlah penerimaan dan pengeluaran dana kegiatan pelaksanaan.

3.    Sebagai pertanggungjawaban terhadap pemeriksaan dari masyarakat, Konsultan, Tim Koordinasi atau Instansi yang berwenang.

4.    Untuk pengendalian, baik jumlah volume pekerjaan maupun penggunaan dananya.

C. KETENAGA KERJAAN

1.    Semua orang yang bekerja, dibiayai dan juga termasuk kerja bakti/ gotong royong/ swadaya harus dicatat pada Buku Kegiatan Pelaksanaan.

2.    Untuk pemakaian tenaga yang dibiayai maka pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Sistem Harian dan Sistem Upah Borongan (Upah yang diborongkan).

D. SUMBER DANA

1.    Setiap penerimaan dana dari manapun asalnya, TPK menyiapkan kuitansi penerimaan sesuai jumlah dana yang diterima. Kemudian dana tersebut dicatat oleh Bendahara TPK dan dilaporkan UPK, PjOK dan Konsultan.

2.    Untuk penarikan dana, TPK menyiapkan kuitansi, dan Rencana Penggunaan Dana/ Laporan Penggunaan Dana yang telah diperiksa dan disepakati.

3.    Penarikan dana dari UPK harus sesuai dengan kebutuhan yang segera dibayarkan dan dicantumkan dalam Rencana Penggunaan Dana (RPD), dan bila ada kelebihan/ sisa pemakaian wajib dilaporkan ke Bendahara TPK untuk disimpan kembali.

4.    Bukti pembayaran oleh UPK harus disimpan dan segera di bukukan pada Buku Kas Umum.

E.   PEMBUKUAN

1.    TPK wajib membukukan semua penerimaan dan pengeluaran dana secara terperinci selambat-lambatnya satu hari sesudah dilakukan transaksi.

2.    Pembukuan dilakukan sesuai FORM tersedia.

3.    Pembukuan ditutup setiap akhir bulan pada tanggal yang tetap ditandatangani oleh Bendahara dan Ketua, dan diketahui wakil masyarakat.

4.    Bukti-bukti pembayaran/ kuitansi diberi nomor sesuai nomor bukti pada Buku Kas Umum.

5.    Setiap bukti pengeluaran dan pemasukan dijilid beserta lampiran bukti-bukti pembayaran dan nota-nota penerimaan barang sesuai urutan nomor bukti, untuk disimpan di TPK.

6.    Di dalam buku kas Umum tidak boleh ada tip-ex atau penghapusan. Jika ada kesalahan, dicoret dan dikoreksi, kemudian diparaf oleh bendahara.

7.    Semua bukti-bukti disimpan di TPK.

8.    Pembukuan dan bukti-bukti dapat diperiksa sewaktu-waktu oleh masyarakat, Konsultan ataupun instansi yang berwenang.

F.   PELAPORAN

1.    TPK mempunyai kewajiban untuk membuat Laporan setiap akhir bulan [tanggal 25 setiap bulan selama proses pelaksanaan kegiatan di lapangan]. Laporan tersebut terdiri dari:

a.    Laporan Bulanan Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK [form 75.a]

b.    Lembar Kerja Pengisian Form 75.a [Lampiran form 75.a]

c.    Laporan Bulanan Kemajuan Swadaya Masyarakat [form 76]

d.    Laporan Bulanan Kegiatan Kesehatan [Form 77.a]

e.    Laporan Bulanan Kegiatan Pendidikan [Form 78.a]

(Laporan dibuat oleh sekretaris TPK dan ditandatangani oleh Ketua, kemudian dikirim kepada UPK dan FK/ FT).

2.   Laporan hasil pemeriksaan [Form 67]

-     Form 67.a ~ form 67.l [yang relevan dengan jenis kegiatan]

3.   Dokumen Penyelesaian [7 Bendel ~ Cover Biru]

-          Pembuatan Realisasi Kegiatan dan Biaya

-          Pembuatan Gambar Purna Laksana

-          Pembuatan Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan [LP2K]

-          Pembuatan Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan [SP3K]

-          Pembuatan Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan [pada kondisi khusus]

-          Dokumentasi Foto Kegiatan 0%, 50%, 100% [ 7 set asli ]

G. PENGARSIPAN

1.      TPK wajib menyimpan arsip kegiatan dan sewaktu-waktu dapat dilihat oleh siapa saja yang perlu informasi tentang kegiatan Pelaksanaan.

2.      Dokumen yang harus disimpan yaitu 7 map, sesuai pada Formulir Administrasi Desa, diantaranya:

a.    Berita Acara Pembentukan TPK beserta Struktur Organisasi

b.    Berita Acara Penetapan TPK

c.    Rencana Pelaksanaan

d.    Notulen-notulen rapat

e.    Buku Kas Umum, bukti pengeluaran dan penerimaan dana, termasuk pinjaman/ pelunasan (jika ada)

f.     Laporan Bulanan Kegiatan Pelaksanaan

g.    Dokumen lainnya

H. KETERBUKAAN (TRANSPARANSI)

1.   TPK wajib memasang dan mengumumkan kepada masyarakat pemanfaat prasarana tentang rencana Pelaksanaan.

2.   Keputusan-keputusan penting harus dilaksanakan oleh masyarakat dan TPK.

3.      Bagi desa yang belum terbentuk TPK, maka Konsultan wajib memberi penjelasan (sosialisasi) masalah Pelaksanaan prasarana desa kepada semua lapisan masyarakat, khususnya pemanfaat, dan membentuk TPK sesuai ketentuan yang berlaku di PPK.

3.   Bagi desa yang sudah terbentuk TPK, maka konsultan wajib melakukan pemantauan, pemeriksaan kinerja TPK dan apakah sudah terdapat administrasi pelaksanaan kegiatan.

IV. PROSES PENYALURAN DANA

A.  Tahap PERSIAPAN sebelum proses penyaluran dana

1. MD Informasi Hasil MAD PENETAPAN USULAN

2. SPPB TELAH DISETUJUI KADES DAN CAMAT

3. PELATIHAN TPK PRA PELAKSANAAN

Tujuan :     a.     TPK memahami tugas dan tanggungjawabnya

b.     TPK memahami administrasi

c.     TPK memahami proses penyaluran dana dan prosedur pelaksanaan kegiatan

B.  RAPAT PRA PELAKSANAAN

Output :    

a)    Jadual pelaksanaan secara umum ( & realisasi swadaya)

b)    Rencana pengadaan bahan (lelang, jadual pengadaan, volume pengadaan, mobilisasi bahan, penempatan & tata cara pembayaran)

c)    Rencana pengadaan alat

d)    Rencana pengadaan tenaga kerja (pengadaan, jumlah tenaga kerja, mobilisasi, penempatan, tatacara pembayaran, pendaftaran)

e)    Pembagian kerja TPK dan menyepakati operasional 3%

f)     Rencana perbaikan patok & persiapan lahan

C. PROSES PENYALURAN & pertanggungjawaban DANA

1. TPK mengajukan RPD 1 [Rencana Penggunaan Dana] ; pengajuan berdasarkan hasil sertifikasi bahan, alat dan pekerjaan, dan dilampiri:

a.    Daftar Calon Pekerja atau FORM A [bila tidak ada perubahan pekerja cukup 1x di awal]

b.    LPD Swadaya lengkap dengan buku kas, kwitansi, buku material, bukti-buktinya penerimaan material, daftar hadir tenaga kerja swadaya.

RPD yang diajukan TPK akan dibahas oleh UPK, FK, FT dan PjOK dan setelah disetujui oleh seluruh pihak terkait maka UPK akan melakukan konfirmasi ke Bank penyalur.

2. Jika saldo dana di TPK ± 10% dari pengajuan sebelumnya maka dapat mengajukan RPD 2, disertai dengan LPD 1 [Laporan Penggunaan Dana] yang merupakan rekapitulasi realisasi penggunaan dana.

Lampiran LPD1 yang harus disertakan:

-  Realisasi dana BOP TPK berupa buku kas operasional 3%

-  Realisasi dana kegiatan, terdiri dari :

1. Realisasi bahan           : kuitansi pembayaran, buku material dan bukti penerimaan material
2. Realisasi upah : FORM B dan atau FORM C
3. Realisasi alat   : kuitansi pembayaran/pembelian
4. Buku kas umum
5. Sertifikasi bahan/alat

LPD 1 dan lampiran pendukungnya akan diperiksa oleh UPK dan FK/FT, setelah dinyatakan diterima maka RPD 2 yang diajukan TPK akan dibahas oleh UPK, FK, FT dan PjOK dan setelah disetujui oleh seluruh pihak terkait maka UPK akan melakukan konfirmasi ke Bank penyalur.

Demikian halnya untuk pengajuan RPD berikutnya.

3. Musyawarah Pertanggungjawaban 1 [MPJ 1] harus dilaksanakan bila dana telah terserap sejumlah 40% dan hasil pekerjaan telah disertifikasi oleh FK/FT dan dinyatakan diterima. Pengajuan RPD berikutnya baru dapat dilaksanakan setelah MPJ dilaksanakan.
4. Musyawarah Pertanggungjawaban 2 [MPJ 2] harus dilaksanakan bila dana telah terserap sejumlah 80% dan hasil pekerjaan telah disertifikasi oleh FK/FT dan dinyatakan diterima. Pengajuan RPD berikutnya baru dapat dilaksanakan setelah MPJ dilaksanakan.
5. Musyawarah Desa Serah Terima [MDST] dapat dilaksanakan setelah kegiatan 100% selesai, administrasi lengkap dan seluruh kegiatan sudah disertifikasi oleh FK/FT

Dokumen Penyelesaian diselesaikan ± 2 minggu setelah MDST

 

V. PENGADAAN BARANG DAN JASA

1.  PENJELASAN UMUM

Sebelum mempelajari lebih detail tentang pengadaan barang dan jasa, akan diuraikan tentang ruang lingkup penggunaanya dan pengertian istilah-istilah yang dipakai.

1.1   Ruang Lingkup

Ruang lingkup berlakunya Penjelasan 12 adalah untuk:

a.      Pengadaan barang/jasa digunakan pada saat pelaksanaan kegiatan prasarana dan sarana perdesaan;

b.      Pengadaan barang/jasa digunakan pada saat pelaksanaan kegiatan diluar sarana dan prasarana.

Agar terdapat suatu persepsi dan pemahaman yang sama maka di bawah ini ada beberapa pengertian istilah yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan pengadaan sebagai berikut:

1.2   Pengertian Istilah

Istilah-istilah yang diuraikan di bawah ini dimaksudkan agar dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di PNPM Mandiri Perdesaan, mempunyai panutan istilah dan penerapannya yang jelas dan mengikat.

a.      Penyedia barang/jasa, adalah badan usaha atau orang perseorangan  yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa.

b.      Panitia pelelangan, adalah tim yang merencanakan dan melaksanakan kegiatan lelang terdiri dari TPK dan wakil masyarakat yang ditetapkan berdasarkan musyawarah oleh masyarakat, dalam bimbingan Fasilitator Kecamatan.

c.      Barang, didefinisikan terdiri atas bahan dan alat.

Bahan, adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi (1) bahan baku, (2) bahan atau barang setengah jadi, (3) bahan atau barang jadi/peralatan.

Alat, dimaksudkan di dalamnya termasuk (1) sewa alat (2) sewa alat secara paket, yaitu alat dengan operasionalnya (contoh: sewa alat berat); atau (3) pembelian alat.

Spesifikasinya ditetapkan oleh masyarakat dalam bimbingan Fasilitator Teknik.

d.      Jasa, adalah layanan pekerjaan pelaksanaan terbatas pada kegiatan tertentu yaitu kegiatan yang tidak mampu dilakukan oleh masyarakat. Contoh: jasa pengeboran sumur dalam, jasa pelatihan yang didanai berasal dari usulan masyarakat, jasa pendidikan dan kesehatan.     

Spesifikasinya ditetapkan oleh masyarakat dengan bimbingan Fasilitator Teknik.dan proses serta  pelaksanaannya  diawasi masyarakat;

e.      Dokumen pelelangan, adalah dokumen yang disiapkan oleh TPK dan Panitia sebagai pedoman terutama proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon penyedia bahan/alat.

f.       Kontrak, adalah perjanjian antara TPK dengan penyedia barang/jasa tentang pelaksanaan pengadaan barang/jasa;

Read More